Freigabe und Review in Posts

📝 Freigabe und Review in Posts

Freigaben sorgen dafür, dass Beiträge nicht nur erstellt, sondern auch sauber abgestimmt werden. In Posts siehst du dadurch jederzeit, was noch Feedback braucht, was freigegeben ist und was als Nächstes geplant oder veröffentlicht werden kann.

Ein guter Freigabeprozess reduziert Rückfragen, verhindert Last-Minute-Änderungen und sorgt dafür, dass alle im Team nach derselben Logik arbeiten. Die Workbench ist dabei euer „Abarbeitungsort“: Hier entstehen Entwürfe, hier wird geprüft und hier geht der Beitrag in den nächsten Status.

Wenn du die Workbench insgesamt erst einordnen willst, starte mit Einführung in den Posts-Bereich in KNOWYOURCHAT.

Wenn du Status und Freigaben eher aus Kalender-Sicht verstehen willst, siehe Status & Freigaben im Kalender verstehen.

1) Freigabe anfordern

Wenn dein Beitrag inhaltlich steht, forderst du eine Freigabe an.

In der Beitragsmaske findest du den Button **Reviewer zuweisen**.

Typischer Ablauf:

Beitrag öffnen.
Letzte Checks machen (Text, Medien, Labels). (Labels-Guide: Labels in Posts)
Drücke oben auf Reviewer zuweisen.
Wähle eine berechtigte Person aus deinem Workspace aus und gebe ihr bei Bedarf noch eine Nachricht mit und drücke dann auf speichern.
Sobald der Beitrag vorbereitet ist, kannst du oben rechts auf Freigabe anfordern klicken.
Beitrag wechselt in einen Review-Status.

Gib der freigebenden Person am besten noch eine Nachricht mit auf den Weg.

2) Zuständigkeiten (wer macht was?)

Freigaben funktionieren am besten, wenn Rollen klar sind:

Creator: erstellt den Entwurf und arbeitet Feedback ein
Redakteur: prüft Inhalt, Ton, Brand, Freigabe-Kriterien

Wer welche Aktionen ausführen darf, hängt von Rollen & Rechten ab.

Für das Setup im Team (Admin, Redakteur, Creator, Viewer) siehe Team einladen & Rollen zuweisen (Admin, Redakteur, Creator, Viewer).

3) Benachrichtigungen

Benachrichtigungen erscheinen in KNOWYOURCHAT unten links bei der Glocke. Rufe diese regelmäßig ab, damit Feedbackschleifen schnell abgehandelt werden können.

Damit Freigaben nicht hängen bleiben, informiert KNOWYOURCHAT dich über:

In-App Pop-ups, wenn dir ein Beitrag zur Freigabe zugewiesen wird
E-Mail-Benachrichtigungen, wenn deine Rolle Verantwortlichkeiten umfasst

Wenn du verstehen willst, welche Benachrichtigungen es gibt (und was sie bedeuten), siehe Benachrichtigungen.

4) Aktivitätsprotokoll / Nachvollziehbarkeit

Du findest das Aktivitätsprotokoll direkt in der Beitragsansicht / Beitragsmaske rechts oben.

Eine ausführliche Erklärung findest du hier: Einführung in das Aktivitätsprotokoll.

Im Aktivitätsprotokoll kannst du nachvollziehen:

wer wann etwas geändert hat
ob eine Freigabe angefordert wurde
welche Statuswechsel passiert sind

Das ist besonders hilfreich, wenn ein Beitrag „stehen geblieben“ ist oder etwas nicht veröffentlicht wurde.

✅ Best Practice: Setzt klare Labels und einen eindeutigen Status-Flow. Dann ist im Kalender und in der Workbench immer sofort sichtbar, was freigegeben ist und was noch auf Feedback wartet.

Wenn du Beiträge nach Freigabe weiter verplanen willst, nutze den Kalender.

Weiterführende Seiten

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