Datennutzung und Datenschutz bei KI

🔒 Datennutzung & Datenschutz bei der AI Crew

Die AI Crew hilft dir beim Schreiben und Überarbeiten von Texten (z. B. im AI Studio oder beim manuellen Erstellen in der Beitragsmaske). Damit das sicher und nachvollziehbar bleibt, ist es wichtig zu wissen, welche Informationen verarbeitet werden – und was du besser nicht eingibst.

Diese Seite erklärt die Grundprinzipien in einfacher Sprache. Wenn ihr interne Richtlinien oder rechtliche Vorgaben habt, sollten diese zusätzlich gelten.

Wenn du die AI Crew erst grundsätzlich einordnen willst (Einsatzbereiche und Grenzen), starte hier: AI Crew: Überblick (Cleo, Nova & weitere).

Für die vollständige, offizielle Datenschutzerklärung siehe: https://knowyourchat.com/privacy

Welche Daten werden bei der AI Crew genutzt?

Damit die AI Crew Texte erstellen kann, verarbeitet sie in der Regel:

• deinen Prompt / dein Thema (das, was du in das Textfeld schreibst)
• Einstellungen, die du auswählst (z. B. Sprache, Plattform, Tonalität, Länge, Art des Beitrags)
• Kontext, den du bewusst hinzufügst (z. B. Zielgruppe, Ziele, CTA)

Je nach Feature kann zusätzlich verarbeitet werden:

• Medien, die du im AI Studio hochlädst (Bild/Video), damit daraus ein passender Text abgeleitet werden kann.

Wenn du aus Medien heraus arbeitest, ist diese Anleitung der passende Einstieg: Aus Medien schnell einen Beitrag erstellen.

Was solltest du nicht eingeben?

Gib keine Informationen ein, die du nicht auch intern teilen würdest.

Dazu zählen typischerweise:

• Passwörter, Zugangsdaten, API-Keys
• personenbezogene Daten, die nicht nötig sind (z. B. private Telefonnummern)
• vertrauliche Vertragsinhalte, interne Preislisten oder nicht veröffentlichte Zahlen
• Informationen zu Kundendaten, die nicht in einen Social-Media-Text gehören

⚠️ Faustregel: Wenn du unsicher bist, ob etwas in die KI gehört, lass es weg oder anonymisiere es.

Speicherung und Zugriff

In der Praxis ist vor allem wichtig:

• Nur Personen mit passenden Rollen & Rechten im Workspace sollten KI-Texte sehen oder bearbeiten können.Wenn du klären willst, wer im Team was darf (Erstellen, Review, Freigabe), siehe: Wie verwalte ich Mitglieder (Workspace)?.
• KI-Ergebnisse sollten als Entwurf behandelt werden, bis sie geprüft und freigegeben sind.Dazu passen diese beiden Seiten:
  • KI + Freigabeprozess: Zusammenarbeit im Team
  • KI-Qualitätscheck: Fakten, Stil und Compliance

Zusätzliche Eckpunkte aus unserer Datenschutzerklärung (Kurzfassung):

• Hosting: Inhalte der Webseite werden bei Amazon Web Services (AWS) gehostet.[1]
• CDN: Für die Auslieferung wird Amazon CloudFront genutzt.[1]
• Datenübertragung in Drittstaaten: Wenn Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt das auf Basis geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und/oder Zertifizierungen (EU-US Data Privacy Framework, wenn anwendbar).[1]

Wenn ihr für euer Team eine verbindliche Formulierung braucht, verlinkt am besten die offizielle Datenschutzerklärung oder zitiert sie als internen Standard.

Best Practices für Teams

Wenn ihr KI regelmäßig im Team nutzt, hilft es, zwei Standards sauber zu definieren: Wie schreiben wir? und wie prüfen wir?

• Für Tonalität und No-Gos: Brand Voice mit KI: Tonalität & Styleguide
• Für den Quick-Check vor Veröffentlichung: KI-Qualitätscheck: Fakten, Stil und Compliance
• Definiert, welche Informationen in Prompts erlaubt sind (z. B. Produktbeschreibung ja, interne Zahlen nein).
• Nutzt eine gemeinsame Brand-Voice-Vorlage statt vertraulicher Beispiele.
• Macht den KI-Qualitätscheck zum Standard (Fakten, Claims, Compliance).

Häufige Fragen

Kann ich KI nutzen, ohne interne Daten einzugeben?

Ja. Gute Ergebnisse bekommst du meist schon mit Thema, Zielgruppe, Ziel und Tonalität.

Darf ich Kundennamen in Prompts nutzen?

Nur wenn es für den Text wirklich nötig ist. Im Zweifel anonymisieren (z. B. „Kunde aus der Automobilbranche“).

Warum ist der Post-Assistent sensibler?

Weil dort Medien hochgeladen werden. Nutze nur Medien, die dafür vorgesehen sind (z. B. freigegebenes Bild-/Videomaterial).

Welche Daten werden bei verbundenen Social-Media-Konten verarbeitet?

Wenn du dir unsicher bist, ob eine Verbindung noch „sauber“ steht (oder welche Rechte gerade gelten), hilft auch diese Seite: Wie verwalte ich meine Social Media Accounts?.

Wenn Social-Media-Konten verknüpft sind, können je nach Plattform und Berechtigungen unter anderem verarbeitet werden:

• Statistik- und Analyseinformationen
• Metadaten zu Beiträgen/Nachrichten (z. B. Datum/Uhrzeit, Likes, Kommentare)
• Inhalte, die du hochlädst oder über KNOWYOURCHAT erstellst (Posts, Bilder, Videos)
• Profil-/Kontoinformationen (z. B. Benutzername, Profilbild, Follower-Zahlen)[1]

Wie kann ich Daten löschen lassen?

Laut Datenschutzerklärung kannst du eine Datenlöschung per E-Mail an datenschutz@knowyourchat.de beantragen (Betreff „Datenlöschung“).[1]

✅ Empfehlung: Behandle Prompts wie interne Kommunikation: so viel Kontext wie nötig, so wenig sensible Daten wie möglich.

Weiterführend (verwandte Seiten)

• AI Crew: Überblick (Cleo, Nova & weitere) – Einordnung, wofür die AI Crew geeignet ist (und wofür nicht).
• KI + Freigabeprozess: Zusammenarbeit im Team – wie ihr KI-Entwürfe sauber durch Review und Freigabe bringt.
• KI-Qualitätscheck: Fakten, Stil und Compliance – der Standard-Check vor Veröffentlichung.
• Brand Voice mit KI: Tonalität & Styleguide – gemeinsame Leitplanken, damit ihr konsistent klingt.
• Wie verwalte ich Mitglieder (Workspace)? – Rollen und Rechte für KI/Review/Freigabe.
• Aus Medien schnell einen Beitrag erstellen – wenn Medien hochgeladen werden und die Sensibilität steigt.
• Wie verwalte ich meine Social Media Accounts? – wenn Verbindungen, Rechte oder Tokens Einfluss auf Features haben.

ℹ️ Hinweis: Diese Seite ist eine praktische Zusammenfassung und keine Rechtsberatung. Für Details gilt die offizielle Datenschutzerklärung.